Passo a Passo para um Cadastro de Produtos Eficiente e de Qualidade

Passo a Passo para um Cadastro de Produtos Eficiente e de Qualidade

Passos para um bom cadastro de produtos

Importância do Cadastro de Produtos

No varejo, é essencial contar com um cadastro de produtos eficiente para reduzir ao máximo as falhas que podem ocorrer por conta de um serviço mal executado. 

Inserir os dados fiscais de um produto de maneira errada, por exemplo, pode implicar no custo alterado do item, seja para mais ou para menos do que ele realmente vale. Isso porque os gargalos como o do exemplo acima podem até parecer pequenos, mas, quando somados, podem trazer um prejuízo enorme para o estabelecimento.

Para os gestores mais experientes, que fazem análise de dados de compras dos seus consumidores ou implementam a gestão por categorias, o cadastro de produtos é a base para que a empresa realize esses procedimentos. Em linhas gerais, um cadastro de produtos bem feito ajuda na hora de analisar relatórios e melhorar a gestão estratégica do negócio.

As informações gerenciais são usadas nas operações. São as informações básicas, as características dos produtos, que serão usadas para o controle de estoque, distribuição, reposição de mercadorias, no processo de vendas e de uma possível produção interna, são exemplos de informações gerenciais: 

• Nomes padronizados;

• Descrição;

• Preço de venda;

• Custo; 

• Estoque mínimo; 

• Categorias e subcategorias de produtos; 

• EAN; 

Fazer o cadastro correto e com as informações necessárias é um investimento que deve ser levado muito a sério.

Padronize a Descrição

Para realizar um bom cadastro de produtos, é essencial seguir um padrão. Normalmente, ele é definido com base em uma estrutura que possa atender às necessidades específicas de cada empresa.

Cadastrar Produtos por Níveis

Uma dica para facilitar esse processo é cadastrar os produtos por níveis, informando todas as particularidades, características e categorias. Algumas informações fundamentais incluem:

• Peso;

• Embalagem;

• Sabor (se aplicável);

• Código de barras;

• Fornecedores;

• Dados fiscais;

Garantir Nomes e Descrições Claras e Precisas

Ao cadastrar um item, é preciso garantir que o nome e a descrição informada faça sentido e especifique exatamente todas as características relacionadas a ele. A descrição do produto deve ter um padrão definido de abreviações e ordem de informações, com as características que diferenciam os produtos, facilitando a identificação no cadastro.

Os dados podem variar conforme a categoria, mas é crucial garantir que a descrição informada especifique exatamente o produto e que ele seja único. Assim, qualquer pessoa que consultar pelo nome ou descrição encontrará, com certeza, o produto que procura.

Benefícios da Padronização da Descrição

• Facilidade na Localização: Nomes padronizados permitem a fácil localização dos produtos no sistema, tanto para funcionários quanto para clientes, caso seja um e-commerce.

• Redução de Erros: Ao seguir um padrão, a chance de erros no cadastro diminui, garantindo que todas as informações essenciais estejam sempre presentes.

• Melhoria na Gestão de Estoque: Com descrições claras e precisas, a gestão de estoque se torna mais eficiente, evitando confusões e perdas.

• Consistência nos Processos: A padronização traz consistência ao cadastro de produtos, facilitando a integração com outros sistemas e processos da empresa.

Implementar a padronização no nome e descrição dos produtos é uma prática que agrega valor ao cadastro, tornando-o mais eficiente e confiável.

Utilize Ferramentas para a Validação dos Dados Fiscais

A parte fiscal do cadastro pode ser um grande desafio. Tributos mudam constantemente, o que faz com que a forma de cadastrar os produtos e seu custo sejam alterados. Para evitar erros e otimizar essa etapa, uma dica é contar com a ajuda de um contador de sua confiança.

Determine Valores Mínimos e Máximos de Estoque

Outra dica valiosa é identificar um valor pré-determinado de estoque mínimo e máximo no cadastro dos produtos. Dessa forma, é possível evitar desperdícios com um estoque parado por ter efetuado mais compras que o necessário e também determinar mínimos que sugiram a nova compra de um produto que esteja perto de atingir a marca.

Facilidade do Monitoramento de Produtos

Uma plataforma atua na gestão de estoque de várias maneiras, fornecendo informações sobre as mercadorias em falta e que precisam ser repostas. Os relatórios concedem controle total sobre os pedidos feitos ao fornecedor, verificando o prazo de entrega, analisando os melhores fornecedores e identificando falhas nos itens pedidos e recebidos.

Gestão das Finanças

O cadastro de produtos feito com a ajuda de um sistema ajuda na gestão financeira emitindo relatórios como Demonstração do Resultado e Exercício (DRE), além de dados sobre o fluxo de caixa, gestão de orçamentos e outras funcionalidades importantes.

Emissão de Relatórios

O sistema de gestão do Odvix elabora e emite diversos relatórios úteis para a tomada de decisão na empresa.

Um cadastro de produtos eficiente e de qualidade é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Seguindo este passo a passo, você poderá criar um cadastro que não só atende às necessidades de sua loja, mas também proporciona uma excelente experiência de compra para seus clientes, caso você tenha um e-commerce por exemplo. Lembre-se de que a manutenção e atualização constantes são essenciais para manter a qualidade do cadastro.

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