O que é conciliação bancária, para que serve e como fazer?
A gestão financeira de uma empresa é um dos aspectos mais importantes para garantir a sua saúde e sucesso a longo prazo. Entre as práticas essenciais nessa área está a conciliação bancária, um processo que ajuda a manter as finanças organizadas, corrigir erros e garantir que todas as transações financeiras sejam registradas corretamente.
Se você ainda não está familiarizado com a conciliação bancária, este artigo vai explicar o que ela é, sua importância e como realizar esse processo de forma eficiente.
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros internos de uma empresa com os extratos bancários emitidos pelo banco. O objetivo é garantir que todas as transações, tanto de entradas quanto de saídas, estejam corretamente registradas e que não haja discrepâncias entre os dois documentos, algo que é muito comum de acontecer, com empresas que não fazem conciliação bancária.
Em termos simples, é verificar se o que está registrado no seu controle financeiro (como contas a pagar, contas a receber e outros lançamentos) coincide com as informações do banco. Isso inclui cheques compensados, transferências, pagamentos de fornecedores, depósitos e quaisquer outras movimentações financeiras.
Para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma ferramenta fundamental para manter as finanças da empresa em ordem. Ela serve para garantir que:
Todas as transações estejam corretas: Verificar se todos os pagamentos e recebimentos foram processados corretamente ajuda a evitar erros contábeis e identificar qualquer inconsistência que possa surgir.
Identificar fraudes e erros: Em casos de erros bancários ou fraudes, como cobranças indevidas ou lançamentos duplicados, a conciliação bancária permite detectar rapidamente esses problemas e corrigi-los antes que causem maiores prejuízos.
Manter o controle do fluxo de caixa: Saber exatamente quanto dinheiro entrou e saiu da empresa ajuda na tomada de decisões financeiras, como investimentos, pagamento de fornecedores e controle de despesas.
Cumprir com as obrigações fiscais: Manter registros precisos é essencial para o cumprimento de obrigações fiscais e contábeis. A conciliação bancária garante que os lançamentos estejam corretos, facilitando a entrega de relatórios e declarações à Receita Federal.
Pense em uma pequena loja de roupas que não realiza a conciliação bancária regularmente: pode acabar com registros financeiros inconsistentes. Por exemplo, um depósito feito por um cliente pode não ser registrado no controle interno, causando uma diferença nos saldos e até a cobrança indevida do cliente. Ao fazer a conciliação bancária, o dono da loja percebe a discrepância e ajusta o registro, evitando problemas futuros com o fluxo de caixa.
Leia nosso artigo sobre Dicas de Gestão Financeira Para Pequenas Indústrias
Benefícios da conciliação bancária
Além de garantir a precisão dos registros financeiros, a conciliação bancária traz vários benefícios para a gestão financeira de uma empresa. Aqui estão os principais:
1. Redução de erros
A conciliação regular ajuda a identificar e corrigir erros rapidamente. Pequenos enganos, como lançamentos duplicados ou pagamentos esquecidos, podem causar grandes problemas financeiros se não forem corrigidos a tempo. Com a conciliação, esses erros são detectados antes de prejudicar o caixa da empresa.
2. Evita fraudes
A conciliação bancária também serve como uma camada adicional de segurança para detectar fraudes ou movimentações financeiras suspeitas. Se houver algum lançamento desconhecido ou movimentação atípica, ela será identificada durante o processo de conciliação.
3. Melhor controle de fluxo de caixa
Ao conciliar as transações bancárias, a empresa sabe exatamente quanto dinheiro está disponível em suas contas, o que permite um planejamento mais assertivo do fluxo de caixa. Isso garante que a empresa tenha sempre recursos suficientes para pagar suas contas, investir ou expandir o negócio.
4. Facilita o planejamento financeiro
A conciliação bancária oferece uma visão clara e detalhada da situação financeira da empresa. Isso ajuda na criação de um planejamento financeiro mais eficaz, com base em dados reais e atualizados.
5. Cumprimento de normas contábeis e fiscais
Manter a conciliação bancária em dia facilita a elaboração de relatórios financeiros e contábeis, o que é essencial para cumprir as obrigações fiscais e regulatórias. A contabilidade estará sempre alinhada com a realidade financeira da empresa.
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Como fazer a conciliação bancária?
Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e para que ela serve, vamos ao passo a passo de como realizar esse processo de forma eficiente. Apesar de parecer um processo complicado à primeira vista, com organização e algumas ferramentas, a conciliação pode ser feita de maneira simples e rápida.
1. Reúna as informações necessárias
O primeiro passo para realizar a conciliação bancária é reunir todos os documentos necessários. Isso inclui:
O extrato bancário do período a ser conciliado.
O controle financeiro interno da empresa (livros contábeis, planilhas de controle de caixa, software de gestão, etc.).
Certifique-se de que ambos os documentos estão completos e abrangem o mesmo período de tempo, seja semanal, mensal ou trimestral.
2. Compare os saldos iniciais
Comece verificando se o saldo inicial do extrato bancário e o saldo inicial do seu controle interno são os mesmos. Se houver alguma diferença logo de início, pode ser um sinal de que houve um erro em algum momento anterior que precisa ser corrigido.
3. Verifique todas as transações
A conciliação bancária envolve verificar cada transação registrada no controle interno e compará-la com as transações no extrato bancário. Para isso:
Compare os depósitos e pagamentos realizados pela empresa com os registrados pelo banco.
Verifique se os cheques emitidos já foram compensados.
Certifique-se de que todas as transferências e tarifas bancárias estão corretamente registradas.
4. Identifique discrepâncias
Ao longo da conciliação, você pode encontrar diferenças entre os registros internos e o extrato bancário. Essas diferenças podem ocorrer por vários motivos, como:
Pagamentos que ainda não foram compensados pelo banco.
Tarifas bancárias ou impostos que não foram registrados no controle interno.
Depósitos ou recebimentos não registrados.
Quando encontrar uma discrepância, é importante anotá-la e investigá-la para entender a causa e tomar as medidas corretivas.
5. Corrija os erros
Após identificar os erros ou diferenças, é hora de corrigi-los. Isso pode incluir:
Atualizar o controle interno com informações que estavam faltando.
Ajustar registros contábeis que foram feitos incorretamente.
Entrar em contato com o banco, caso haja algum erro da parte deles, para resolver o problema.
6. Verifique os saldos finais
Depois de corrigir todas as discrepâncias, o saldo final do extrato bancário e o saldo final do controle interno devem ser os mesmos. Se ainda houver diferenças, é necessário revisitar as etapas anteriores para identificar o problema.
7. Automatize o processo
A conciliação bancária pode ser feita manualmente, mas, para empresas com um grande volume de transações, esse processo pode ser demorado. Felizmente, os sistemas da ODVIX automatizam grande parte da conciliação bancária, facilitando a identificação de erros e diferenças, isso é feito através da importação do extrato bancário automaticamente através de um arquivo chamado OFX (que é baixado direto do app dos bancos), o sistema gera automaticamente os lançamentos e o cliente precisa apenas conciliar, conferir e fazer pequenos ajustes se necessário.
Automatizar o processo reduz o risco de erros humanos e economiza tempo, permitindo que sua equipe financeira se concentre em outras tarefas estratégicas.
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A conciliação bancária é um processo essencial para garantir que as finanças da sua empresa estejam sempre organizadas e sem erros. Ao conciliar regularmente os extratos bancários com os registros internos, você tem mais controle sobre o fluxo de caixa, evita fraudes, corrige erros rapidamente e garante o cumprimento das obrigações fiscais.
Se você ainda não realiza a conciliação bancária na sua empresa, comece a adotar essa prática e veja como ela pode ajudar a melhorar a gestão financeira. Para facilitar ainda mais o processo, conheça o Plano Controle Financeiro do ODVIX com planos a partir de R$69,90, clique AQUI, preencha as informações e faça um teste grátis!
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