NF-e conheça os principais erros na emissão

Por muito tempo a NF-e (nota fiscal eletrônica), era apenas um “pedaço de papel” que informava o quanto de impostos as empresas estavam pagando. Como muitas coisas mudaram e hoje a nota fiscal eletrônica, é um documento de grande importância no  controle das operações de circulação de mercadorias.

A grande ocorrência de erros durante a emissão da NF-e, é um dos principais fatores que causam riscos aos negócios. Podendo trazer o impedimento do processo de compra, ou impossibilitar a emissão do documento fiscal. Este artigo aborda os erros mais cometidos e que podem prejudicar o funcionamento da empresa.

Entenda a NF-e

A NF-e é o documento que comprova a circulação de produtos. Nas operações de compra, venda e também serviços prestados. Além disso a nota fiscal eletrônica, ajuda as empresas do país a entender os processos burocráticos da empresa. É importante lembrar que a NF-e se parece com a DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) que é a versão impressa da nota fiscal eletrônica, porém ela só existe digitalmente e seu armazenamento também é virtual.

Quem é obrigado a emitir

A obrigatoriedade da emissão não está relacionado com o porte da empresa, nem com o regime de tributação adotado por ela, mas sim com as atividades que a mesma exerce. Existe uma lista que define essa obrigatoriedade. Sendo assim fica certa a obrigatoriedade para quem se encaixa nos seguintes protocolos:

Protocolo ICMS 10/07 e suas modificações, entre 2008 e 2009

Protocolo ICMS 42/09 e suas modificações, a partir de 2010

Além dos protocolos existe o ajuste SINIEF 07/2005, em que os estados podem definir as obrigatoriedades na emissão da NF-e, mesmo que se enquadrem nos protocolos ICMS. Isso quer dizer que algumas empresas tem a emissão obrigatória em alguns estados e outros não.

Alguns dos principais erros na emissão da NF-e

1.Não conhecer o regime tributário da empresa

Esse é um dos erros mais cometidos durante a emissão da NF-e. Esse erro pode gerar multas para a empresa, o faturamento e o regime tributário precisam estar alinhados. Verificar se ambos estão corretos faz com que o processo de emissão da NF-e ocorra perfeitamente e os cálculos sejam gerados com os valores corretos.

O segredo para evitar que esse erro ocorra é manter a comunicação com o contador da empresa. O contador irá repassar as informações necessárias e esclarecer as dúvidas no que diz respeito ao regime da tributação da empresa.

2.Falta de conferência das Informações

É necessário que as informações sejam todas conferidas antes de emitir a NF-e, para evitar erros graves que podem terminar em multa. E até mesmo a suspensão do direito de venda. O processo de anulação de uma a NF-e em algumas situações é impossível, portanto revisar os dados antes de emitir evita transtornos futuros.

3.Certificado digital desatualizado

Na maioria das vezes, esse problema aparece pela falta de atenção com a data de validade do certificado digital. Com o certificado vencido ou inexistente a emissão da NF-e, é impossível. Para isso é importante que o representante da empresa entre em contato com a certificadora para atualizar, ou solicitar caso ainda não possua.

4.Não saber indicar se o cliente é contribuinte, não contribuinte ou isento

Clientes do tipo contribuinte se aplica a destinatários contribuintes de ICMS. Assim o campo de inscrição estadual deve ser completado. Não contribuinte, são clientes que  não tem inscrição estadual por não contribuir com o ICMS. Já o tipo isento é quem está dispensado ou proibido de possuir uma inscrição estadual.

Para todas essas regras existem exceções, portanto dependendo o estado o tratamento para os tipos de contribuinte é diferente. Desse modo perguntar ao cliente é a maneira mais eficiente de saber indicar se o contribuinte é isento ou não.

5.Não utilizar um sistema especifico para emitir a NF-e

Ao utilizar um sistema emissor de nota fiscal eletrônica, muitas funções são automatizadas. Além disso é possível ganhar tempo e evitar os erros acima. Uma vez que os dados são cadastrados de maneira correta, não é preciso preencher todos os campos novamente, visto que os mesmo ficam salvos no sistema.

A NF-e é armazenada automaticamente e o destinatário recebe o documento no e-mail. O sistema ODVIX, possui essas vantagens e muito mais, pois além da emissão é possível fazer a gestão da empresa e tudo isso com o auxílio do treinamento e suporte. Para mais informações entre em contato com a empresa.